پیرو تصمیم اتخاذ شده در آخرین جلسه کارگروه نظارت که با حضور مدیر عامل محترم و مدیران محترم چهار امور مطالعات، نظارت، مالی و حقوقی و قراردادها و معاونین منطقه ای امور نظارت در تاریخ ۲۵ آبان ۱۴۰۲ برگزار شده بود، جلسه کارگروه بیمه با حضور نمایندگان چهار امور یاد شده در حضور جناب آقای مهندس بخشنده آبکنار تشکیل شد.
در ابتدای این جلسه مدیر عامل محترم هدف اصلی از تشکیل این کار گروه را ساماندهی برای بستن پرونده های باز قراردادها عنوان کردند. ایشان با ذکر مثال هایی از قراردادهای که مشمول زمان شده اند و هنوز اقدامی آزاد سازی سپرده حسن انجام کار آن اتفاق نیفتاده است متذکر شدند این موضوع یک موضوع تک بعدی محسوب نمی شود که بتوان آن را توسط یک امور به تنهایی ساماندهی کرد. لذا برای ساماندهی آن باید همه طرف های ذی ربط ورود کرده و با کمک هم، این مشکل مزمن را در شرکت ری آب به سامان نماییم. هدف از تشکیل این کارگروه، همین موضوع است و عنوان کارگروه «بیمه قراردادها» صرفاً برای سهولت نامگذاری است و در عمل، دستور کار این کارگروه ساماندهی موضوعات مختلف مرتبط با بستن پرونده قراردادها است.
ایشان در ادامه توضیحات خود عنوان نمودند گام اول این است که اعضای محترم کارگروه به درک مشترکی از موضوع بسته شدن پرونده قراردادها برسند و با ترمینولوژی یا فرهنگ واژگان مرتبط با اهداف این کارگروه آشنا شوند و با ایجاد درک مشترک و وحدت نظر بتوانیم به وحدت رویه برسیم. در همین راستا ترم ها یا واژه های مختلفی را نیز بر شمردند که باید راجع به آنها در اولین جلسه کارگروه به درک مشترک برسیم.
در ادامه جناب آقای عمرانی پور، مسئول محترم بخش بیمه قراردادهای شرکت، به مراحل اعلام بدهی توسط تامین اجتماعی، فرصت قانونی اعتراض به بدهی اعلام شده، جلسه هیئت بدوی تشخیص مطالبات، فرصت قانونی اعتراض به رای هیئت بدوی و نهایتاً تشکیل هیئت تجدید نظر در سازمان تامین اجتماعی پرداختند. توضیحات مبسوطی توسط ایشان در این خصوص که اعلام بدهی اولیه، چه زمانی انجام می شود، نیز داده شد و با این توضیح اعضای جلسه به اهمیت دریافت به موقع نامه تمدید قراردادها واقف شدند. چون از نظر سازمان تامین اجتماعی، قراردادی که تمدید نشده باشد، یعنی 100 % تعهدات طرفین انجام شده است. با این رویکرد، عدم تمدید قرارداد مهندسین مشاور ری آب به این معنی است که هم خدمات مهندسی کاملا انجام شده است و هم حق الزحمه مربوطه، کاملا دریافت شده است.
در همین راستا مدیر عامل محترم در خصوص الزام مدیران پروژه ها، معاونین امورهای مطالعات و نظارت و مدیران این دو امور، به اقدام به موقع برای ارسال درخواست تمدید قرارداد، برای قراردادهایی که قطعاً می دانند فعالیت قراردادهای تحت مدیریت ایشان به دلایل مختلف، از جمله تاخیرات مجاز، افزایش حدود خدمات و نظایر آن، بعد از مدت قرارداد استمرار خواهد داشت. این اقدام به موقع، با توجه به زمان بر بودن تشریفات اداری در دستگاه های اجرایی، حدوداً دو ماه قبل از اتمام مدت قرارداد باید توسط امورهای مطالعات و نظارت شروع شود و مکاتبات لازم باید توسط امور حقوقی و قراردادها انجام و به طور مستمر توسط مدیران پروژه ها از کارفرمایان پی گیری شود تا قبل از اتمام قرارداد، نامه تمدید قرارداد از سوی کارفرمایان به سازمان تامین اجتماعی ارسال شده باشد.
در ادامه جلسه نمایندگان امورهای مختلف هر یک به تناوب در باره موضوعات مطرح شده در این جلسه صحبت کردند از جمله معاونین محترم امور نظارت آقایان مهندسین موسویان، داودیان، جاری که در جلسه حضور داشتند و آقایان مهندسین پارسائیان و کریم زاده که از طریق ویدئوکنفرانس در ارتباط بودند. همچنین معاونین و نمایندگان محترم امور مطالعات خانم مهندس عارفی مهر و آقایان مهندسین اسدی و امینی.
در این جلسه، جناب آقای مهندس بخشنده آبکنار، در باب اهمیت پی گیری امورهای مطالعات و نظارت برای پرداخت حق بیمه قراردادها توسط کارفرمایان پرداختند و توضیح دادند که پرداخت حق الزحمه و حق بیمه قرارداد، دو روی یک سکه هستند. نمی توانیم حق الزحمه را پی گیری کنیم و پی گیری حق بیمه قرارداد را مورد توجه قرار ندهیم. باید این موارد پی گیری شود تا در انتها برای مفاصا حساب بیمه، که به مفهوم تسویه حساب حق بیمه قرارداد بر اساس میزان کارکرد(حق الزحمه) است، با پرداخت مبالغ عمده ای مواجه نباشیم.
از جمله موارد دیگر مطرح شده در خصوص مستندات اتمام قرارداد بود که برای پروژه های مطالعاتی، مصوبه مطالعات و برای پروژه های نظارتی، صورتجلسه تحویل موقت، صورت وضعیت قطعی و در صورت داشتن قرارداد، صورتجلسه تحویل قطعی است. بدیهی است در صورت وجود تعدد پیمانکاران، این موضوع باری کلیه پیمانکاران مصداق خواهد داشت.
یکی از موارد کلیدی دیگر برای بستن پرونده قراردادها، موضوع تسویه حساب حق الزحمه قراردادها بود که جزو مشکلاتی بود که نمایندگان امورهای مطالعات و نظارت اعلام کردند که از میزان پرداختی ها اطلاعات دقیقی ندارند که مقرر شد از طریق امور مالی برای هر پروژه این اطلاعات به نمایندگان امورها داده شود. در این خصوص برای پروژه های فعال نیز مقرر شد در گزارش پیشرفت ماهانه حتما اطلاعات مالی پروژه ارائه شود.
به موازات این موضوع، در خصوص آزاد سازی سپرده حسن انجام کار نیز مطرح شد و از طریق جناب آقای آراسته، مدیر محترم امور مالی، عنوان شد که در حال حاضر، مبالغ هنگفتی به عنوان سپرده حسن انجام کار قراردادهای پیشین، در حساب کارفرمایان مانده است که باید پی گیری شده تا دریافت شود و مبالغ بسیار زیادی نیز برای قراردادهای فعال، به عنوان سپرده نزد کارفرنایان است که می توان با سپردن وثایق قانونی دیگر، نسبت به آزاد کردن این مبالغ مبادرت نمود.
در خصوص ضمانتنامه های شرکت در مناقصه، پیش پرداخت و انجام تعهدات نیز صحبت شد و مقرر گردید در این خصوص نیز اقدامات لازم از طریق امورهای مطالعات و نظارت برای پروژه های قبلی و فعلی صورت پذیرد.
این جلسه دو ساعته که همزمان به صورت حضوری و ویدئوکنفرانسی برگزار شد، در ساعت 17 با تنظیم صورتجلسه توسط دبیر جلسه، سرکار خانم مهندس رضاییان، به پایان رسید و مقرر شد صورتجلسه به کلیه امورهای جهت اقدام ذیربط ابلاغ شود.
